תכנון אירוע הוא משימה קשה, אבל לא בלתי אפשרית. התהליך הזה דורש הרבה עבודה ומחויבות, ובתור מתכנני האירוע, יש לתהליך הזה גם את ההטבות שלו. למשל, אתם יכולים להיות האחראיים, אתם מקבלים את ההחלטות ואתם זוכים לראות את החזון שלכם מתעורר לחיים.

הרבה אנשים לא מודעים לעובדה שיש דרך נכונה ודרך לא נכונה לתכנן אירוע. לקוות לטוב ולא ליזום שום דבר בצורה מתוכננת? פחות מומלץ. ליצור את הרשומות הנכונות, ליצור קשר עם ספקים ולנהל מו”מ בנושאים שונים? יותר מדויק. אז, לפני שאתם מתכננים אירוע, בואו נבין מה כולל התכנון של אירועים מסוגים שונים ומה צריך לקחת בחשבון.

כמה שאלות שחשוב לשאול כשמתכננים אירוע

תכנון אירוע מושלם אינו משימה קלה. יש הרבה דברים שצריך לקחת בחשבון וחשוב להחזיק את כל המידע בהישג יד לפני שמתחילים. לא מספיק לרכוש ארנקים לנשים או אבירים אחרים, להתלבש בשיק אופנתי ולקוות שהאירוע יצלח על צדו הטוב ביותר. בפועל, חשוב שתדעו מה המטרות שלכם לפני שתחליטו על כל דבר אחר.

בתוך כך, הדבר הראשון שעליכם לחשוב עליו כשמתכננים אירוע מושלם הוא איזה סוג אירוע אתם רוצים. האם אתם רוצים שזה יהיה רשמי או פחות רשמי? האם אתם רוצים את האירוע בבית או בחוץ? איזה סוג אוכל אתם רוצים? מה סגנון המוסיקה המועדפת עליכם ועל האורחים? באיזו שעה האירוע אמור להתחיל ולהסתיים? כמה אנשים אמורים לבוא? כשיהיו לכם את התשובות לשאלות האלו, תוכלו לתכנן נכון יותר את האירוע הקרב.

מתכננים אירוע? שקלו לרכוש מתנות לאורחים

באופן כללי, כדאי להעניק מתנות לאורחים, כי זה עוזר לבסס תחושת הדדיות והכרת תודה בין המארח לאורחיו, כמו גם להפוך את האירוע לבלתי נשכח עבור כל המעורבים. אפשר אמנם לרכוש ארנקים לנשים או אביזרי אופנה אחרים, אבל הפואנטה היא יותר לכיוון של הענקת מתנה סימבולית לאורחים.

אם למשל האירוע מתקיים בצוהרי שישי, אפשר לחלק חלות טעימות ומתוקות של שבת לאורחים שלכם. כמו כן, אפשרי לחלק תמונות לאורחים. את התמונות האלו ניתן לפתח במקום בצורה מהירה, ככה שהאורחים מקבלים מזכרת מהאירוע שלכם כאשר הם הולכים הביתה. אגב, אפשר למסגר את התמונות האלו בכל מיני דרכים יצירתיות.

טיפים למתכנן האירועים המתחיל

הכי חשוב, תבדקו ותבררו מראש לגבי מקום האירוע וספקים אחרים שעשויים לתת לכם שירותים, כמו למשל קייטרינג, צלמי אירועים, דיג’יי וכולי. שנית, תתכננו תקציב לאירוע ועמדו בו, אבל תשאירו כ-15% עבור הוצאות בלתי צפויות. ולא פחות חשוב, תכננו את רשימת האורחים שלכם ושלחו הזמנות מראש לפני שאתם מתחילים לסגור עם נותני שירותים למיניהם.

אם אתם יכולים, יהיה עדיף להשתמש באפליקציות של ניהול אירועים כדי לעמוד על המספרים המדויקים של אורחים אשר מאשרים את הגעתם לאירוע. ככה תוכלו לתכנן נכון יותר את הקייטרינג ושירותים אחרים, מה שבתורו גם יחסוך לכם לא מעט כסף בכיס.